O preço anunciado de um prontuário eletrônico raramente é o preço que você vai pagar. A assinatura mensal é a entrada: as cobranças reais chegam quando você precisa de assinatura digital ICP-Brasil, suporte prioritário, módulo de prescrição de exercícios, app do paciente ou migração do histórico anterior. Cada um desses itens, que deveriam ser parte do serviço base, aparece como módulo pago em muitas plataformas. Antes de comparar valores, é preciso entender o que está dentro de cada plano. Essa clareza muda completamente a equação de custo.
O fisioterapeuta que assina um sistema por R$39/mês e descobre depois que assinatura digital custa mais R$15, WhatsApp para confirmação custa mais R$20 e biblioteca de exercícios custa mais R$25 está pagando R$99/mês, não R$39. A comparação com um sistema que oferece tudo isso por R$79,90 no plano único muda de “é mais barato” para “está custando mais”.
Entender o que deve estar incluso no plano base, como calcular o ROI real do sistema e o que o COFFITO exige em termos de prontuário eletrônico é o que permite tomar uma decisão de compra informada, não baseada apenas no preço de entrada anunciado.
O que deve estar incluso no plano básico
Um prontuário eletrônico completo para fisioterapia deve incluir, no plano base, sem cobrança adicional:
- Prontuário eletrônico com campos específicos para fisioterapia (CIF, escalas validadas, diagnóstico fisioterapêutico)
- Agenda com confirmação automática por WhatsApp incluída
- Assinatura digital com certificado ICP-Brasil, sem cobrança por documento
- Controle financeiro básico com lançamento por atendimento
- Suporte humano em horário comercial sem fila de espera
- Migração assistida do histórico anterior sem custo adicional
- Atualizações de sistema sem cobrança extra
O que frequentemente vem separado em outras plataformas
Sistemas que dividem o produto em módulos apresentam preço de entrada baixo para competir na comparação inicial. Os módulos que mais aparecem como cobrança separada em plataformas concorrentes são: assinatura digital (R$10 a R$30/mês extra), WhatsApp Business para confirmação automática (cobrança por mensagem ou por módulo mensal), biblioteca de exercícios com vídeo (módulo premium), relatórios avançados de gestão (plano superior), suporte prioritário com tempo de resposta garantido (upgrade pago) e migração de dados (cobrança por hora ou por volume de registros).
Profissional que compara R$39/mês com R$79,90/mês sem ler o que está incluso em cada plano pode pagar mais no final. Leia o que está dentro, não só o que está na primeira tela.
Como identificar módulos obrigatórios no contrato
Antes de assinar, faça três perguntas diretas ao fornecedor: a assinatura digital ICP-Brasil está inclusa no plano ou tem cobrança adicional? A confirmação automática por WhatsApp está inclusa ou tem cobrança por mensagem enviada? A migração do histórico de outro sistema tem custo separado? As respostas revelam o preço real do sistema antes de assinar.
Uma quarta pergunta relevante: o suporte incluso no plano tem tempo de resposta garantido e atendimento humano, ou é exclusivamente por chat com bot ou e-mail com SLA de dias úteis? Para um fisioterapeuta que depende do sistema para atender pacientes no dia seguinte, suporte com resposta em horas úteis pode ser a diferença entre resolver o problema antes do próximo atendimento ou precisar cancelar sessões.
Custo oculto da migração
Migração de histórico de prontuários de sistema anterior pode ser cobrada como serviço separado por hora ou por volume de registros. Em plataformas com grande histórico de pacientes (acima de 200 prontuários), a migração pode custar de R$200 a R$800 dependendo do fornecedor. Esse custo precisa ser considerado no total de custo de implantação, não apenas na assinatura mensal. A Vedius inclui migração assistida sem custo adicional em todos os planos.
Comparativo de preços: Vedius versus concorrentes
O mercado de prontuário eletrônico para fisioterapia tem opções a partir de R$39/mês, chegando a R$150/mês ou mais para planos completos. A diferença não está no preço de entrada, mas no que está incluído e no que gera cobrança adicional ao longo do uso.
A Vedius oferece no Plano Individual de R$79,90/mês: prontuário eletrônico com campos específicos para fisioterapia, agenda com confirmação por WhatsApp inclusa, prescrição de exercícios com biblioteca de 15.000+ exercícios em vídeo, app do paciente com monitoramento de aderência, controle financeiro com DRE automática, assinatura digital ICP-Brasil inclusa, suporte humanizado e migração assistida. Sem módulos adicionais obrigatórios. O preço anunciado é o preço pago.
Como calcular o ROI real do sistema
ROI de software de gestão não é calculado pela assinatura mensal: é calculado pelo que o sistema evita perder e pelo que ele permite ganhar a mais.
Receita recuperada com confirmação automática: benchmarks do setor indicam redução de 30% a 50% nos no-shows. Para 4 faltas por semana a R$180, a redução de 40% representa R$576 mensais a mais em receita, sem captar nenhum novo paciente.
Tempo economizado em prontuário: com prontuário estruturado, o tempo de registro cai em 60% a 80%. Para fisioterapeuta com 15 pacientes por dia, são 2 a 3 horas devolvidas diariamente que podem ser convertidas em mais atendimentos ou em qualidade de vida.
Glosas evitadas com prontuário completo: 8% de glosa em clínica que fatura R$15.000 com convênio é R$1.200 por mês que o prontuário bem feito e o relatório correto protegem. Com sistema que garante conformidade com a Resolução 414/2012 do COFFITO, essa perda cai significativamente.
Tempo economizado em tarefas administrativas: geração de relatório para convênio que levava 45 minutos manual passa a levar 3 minutos com prontuário estruturado. Fechamento do mês que levava 3 horas em planilha passa a levar 15 minutos com DRE automática. Ao longo de um ano, essas reduções somam dezenas de horas de trabalho clínico ou pessoal devolvidas ao profissional.
Como comparar ROI entre sistemas com preços diferentes
Para comparar o ROI real de dois sistemas com preços diferentes, some todos os custos anuais de cada um (assinatura mensal × 12, mais módulos extras anuais, mais custo de implantação), depois some os retornos tangíveis gerados por cada sistema (receita recuperada por menos no-shows, tempo economizado em prontuário convertido em mais atendimentos, glosas evitadas). A diferença de retorno entre os dois sistemas, subtraída a diferença de custo, é o ROI diferencial. Em geral, um sistema mais completo com preço de entrada mais alto tem ROI superior quando os módulos extras do sistema mais barato são incluídos no cálculo.
A matemática das faltas
Dois no-shows por semana a R$180 cada equivalem a R$1.440 por mês em receita não capturada. A assinatura do Plano Individual da Vedius custa R$79,90. O sistema se paga com a prevenção de menos de meia falta por semana. Todo o resto, incluindo prontuário, financeiro, exercícios e app do paciente, é retorno adicional sobre o investimento.
ROI positivo no primeiro mês é a regra para clínicas com taxa de no-show acima de 10%, não a exceção.
O que o COFFITO exige e qual sistema entrega
A Resolução 414/2012 do COFFITO exige prontuário eletrônico com campos específicos da fisioterapia, assinatura digital com validade jurídica e rastreabilidade de acesso por usuário. Nem todo sistema genérico de prontuário atende esses requisitos, porque foi desenvolvido para qualquer profissional de saúde, não especificamente para fisioterapeutas.
Um sistema não específico para fisioterapia não tem campo nativo para diagnóstico fisioterapêutico com CIF. Não tem as escalas validadas por especialidade (KOOS, DASH, MIF, Berg, ICIQ-SF) como campos estruturados. Não tem templates de evolução por especialidade fisioterapêutica. Não tem relatório configurado para os requisitos do COFFITO.
Para o fisioterapeuta, esse desalinhamento aparece em retrabalho diário: adaptar o sistema genérico para registrar o diagnóstico com CIF, criar campos personalizados para escalas que o sistema não tem por padrão, reformatar o relatório gerado pelo sistema para incluir os elementos exigidos pelo COFFITO antes de enviar ao convênio. Cada adaptação consome tempo que sistema específico eliminaria.
Conformidade com LGPD: o que o prontuário eletrônico precisa ter
Além dos requisitos do COFFITO, o prontuário eletrônico precisa atender à LGPD (Lei 13.709/2018): criptografia dos dados armazenados, controle de acesso rastreável por usuário, consentimento explícito para coleta de dados sensíveis de saúde, e política de retenção de dados pelo prazo legal. Sistemas genéricos não desenvolvidos especificamente para saúde podem não ter todos esses requisitos implementados de forma nativa. Verificar conformidade com LGPD antes de contratar evita multas e questionamentos futuros sobre proteção de dados de pacientes.
Resolução 414/2012 e assinatura digital
A assinatura digital com certificado ICP-Brasil é o padrão exigido para validade jurídica plena do prontuário eletrônico conforme a LGPD e as resoluções do COFFITO. Sistemas que oferecem apenas assinatura eletrônica simples, sem ICP-Brasil, têm conformidade mais restrita e podem ser questionados em contexto de auditoria ou litígio.
A Vedius inclui assinatura digital ICP-Brasil em todos os planos, sem custo adicional. Esse é um dos itens que mais aparecem como cobrança extra em concorrentes e que mais impactam o custo real do sistema.
Comece o teste sem cartão
O trial de 7 dias da Vedius não exige cartão de crédito. Você acessa a plataforma completa com todos os recursos do plano escolhido, migra os dados com a equipe da Vedius se necessário, e decide sem compromisso financeiro ou burocrático. O trial inclui suporte de onboarding: um profissional da equipe Vedius acompanha a configuração inicial e a migração de dados do sistema anterior para garantir que o teste aconteça com a plataforma funcionando corretamente.
Plano Individual: R$79,90/mês, tudo incluso. Plano Equipe: R$69,90/assento/mês. Acesse vedius.com.br.
FAQ
O plano básico já inclui confirmação por WhatsApp? Sim. Em todos os planos Vedius, a confirmação automática por WhatsApp está inclusa sem cobrança adicional por mensagem ou por módulo separado.
Há cobrança por número de pacientes? Não. O preço é por profissional, independentemente do volume de pacientes cadastrados ou do número de atendimentos realizados por mês.
O sistema funciona offline? O acesso requer conexão com internet para sincronização. Algumas funcionalidades têm modo de uso com conexão instável, mas a operação plena depende de conectividade.
Posso exportar meus dados se cancelar? Sim. A Vedius permite exportar o histórico completo de prontuários em formato PDF ou estruturado antes de encerrar a assinatura.
Tem desconto para pagamento anual? Consulte as condições vigentes em vedius.com.br. O plano anual geralmente oferece desconto equivalente a 1 a 2 meses gratuitos em relação ao pagamento mensal.
O sistema tem limite de armazenamento? O armazenamento para prontuários e documentos está incluso no plano sem limite de volume na maioria das plataformas. Verifique a política específica do fornecedor antes de contratar.
Quanto tempo leva para aprender a usar o sistema? A Vedius tem onboarding assistido e suporte humano. A maioria dos profissionais está operando com autonomia em menos de 1 semana após a migração.
O preço do prontuário eletrônico não está na assinatura mensal: está no que o sistema inclui ou oculta. Antes de comparar valores, compare o que está dentro de cada plano: assinatura digital, suporte humanizado, atualizações semanais, migração assistida. A Vedius inclui tudo isso no Plano Individual por R$79,90/mês. Teste grátis por 7 dias, sem cartão, em vedius.com.br.
