💡TL;DR – Resumo

Este é um case sucesso prontuário eletrônico que detalha como uma clínica de médio porte, com múltiplos profissionais (fisioterapeutas e personal trainer) e uma secretária sobrecarregada, saiu do caos operacional para 90% de eficiência em 90 dias. A chave da transformação foi a implementação de a Vedius, que atuou como um manual gestão clínica vivo. A padronização do prontuário eletrônico centralizou a jornada do paciente, eliminou o “silo” entre a fisioterapia e o personal trainer, e automatizou a recepção. O resultado foi a redução drástica de erros, o fim do “achismo” financeiro e a liberação da gestora (Raquel) da operação para focar na estratégia.

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O Diagnóstico: A Síndrome da “Clínica Caótica de Sucesso”

Para qualquer um que olhasse de fora, a clínica de Raquel era um sucesso. Localizada em um bom bairro, tinha um fluxo constante de pacientes e uma equipe de cinco pessoas: uma secretária (Débora), três fisioterapeutas (Felipe, Ana e Lucas) e um personal trainer (Bruno).

Mas por dentro, Raquel, a dona, vivia um pesadelo operacional. Ela era a “Gestora-Bombeiro”, passando 100% do seu dia apagando incêndios.

A cena era sempre a mesma: Débora, a secretária, atendia o telefone fixo com um celular no ombro, enquanto sua tela do computador mostrava três planilhas de Excel diferentes (o “caixa”, a “agenda da Ana” e a “agenda do Felipe”) e o WhatsApp Web com 40 mensagens não lidas.

O caos de Raquel tinha quatro sintomas crônicos:

1. A Torre de Babel dos Prontuários: O maior problema. A clínica usava prontuários de papel. Felipe, o fisio sênior, tinha uma pasta A-Z impecável. Ana, que fazia Pilates, usava uma ficha de evolução própria. Lucas, o recém-contratado, anotava em um caderno. E Bruno, o personal trainer, tinha seu próprio sistema em um tablet. Não havia um histórico do paciente. Havia cinco.
2. O “Silo” Ineficiente: A transição de pacientes era um desastre. Quando um paciente terminava a fisioterapia de joelho com Felipe e era encaminhado para o fortalecimento com o personal Bruno, o processo era 100% manual. Felipe imprimia sua evolução (quando dava tempo) e entregava ao paciente, que podia ou não entregar a Bruno. O histórico se perdia.
3. A Secretária como Gargalo: Débora era o centro de tudo, e isso era péssimo. Ela gastava, em média, 3 horas por dia apenas confirmando pacientes no WhatsApp, um por um, para cinco agendas diferentes. Erros de agendamento e “furos” de última hora eram rotina.
4. A Cegueira Estratégica: Raquel não tinha dados. Ela não sabia qual profissional era mais lucrativo. Ela não sabia qual serviço (Fisio Ortopédica ou Personal) tinha maior margem. Ela não sabia sua taxa de no-show (faltas). Ela gerenciava pelo “cheiro”, não por fatos.

O ponto de virada aconteceu em uma terça-feira chuvosa, quando a paciente mais antiga de Felipe chegou para a consulta e sua ficha de papel… sumiu. Foi arquivada errada, molhou, ninguém sabia. Foram 30 minutos de pânico, um pedido de desculpas constrangedor e a percepção de Raquel: “Eu não tenho uma clínica. Eu tenho um amontoado de salas com pessoas boas, mas zero processo.”

Ela não precisava de mais pacientes. Ela precisava de gestão. Ela decidiu que sua clínica precisava de um sistema centralizado, e o prontuário eletrônico seria a pedra fundamental dessa mudança. Este é o case sucesso prontuário eletrônico da clínica dela.

A Metodologia da Transformação: 90 Dias de Gestão com a Vedius

Raquel escolheu a Vedius não por ser apenas um prontuário eletrônico fisioterapia, mas por ser uma plataforma de gestão completa, capaz de unificar sua equipe multidisciplinar (fisios e personal).

A implementação foi dividida em três fases de 30 dias (90 dias no total), focando em resolver os gargalos um de cada vez.

Mês 1 (Dias 1-30): O Fim do Caos na Recepção (O Pilar da Agenda)

O primeiro passo não foi o prontuário. Foi “salvar” a Débora. A ineficiência da recepção era o maior vazamento de receita e energia.

O “Antes”: Débora gerenciando 5 agendas em 3 ferramentas (WhatsApp, Excel, Papel). A taxa de no-show era de 22%. A Implementação (A Ação de Raquel):

1. Migração Total: Todas as 5 agendas foram migradas para a Agenda Inteligente da Vedius. Cada profissional (Felipe, Ana, Lucas, Bruno) ganhou seu login e sua coluna, mas Débora e Raquel agora tinham a visão unificada.
2. Ativação dos Lembretes Automáticos: Este foi o “game-changer”. Raquel configurou a Vedius para disparar lembretes de confirmação via WhatsApp 24 horas antes de todas as consultas. O paciente respondia “SIM” e a agenda mudava o status para “Confirmado” sozinha.
3. Criação do Agendamento Online: Raquel criou um link de agendamento online para “Novos Pacientes – Avaliação”, que foi colocado no Instagram da clínica.

O Resultado (Eficiência Mês 1):

• Débora parou de gastar 3 horas por dia confirmando pacientes. Ela foi “libertada” para focar em recepção, pós-venda de pacotes e gestão do caixa.
• A taxa de no-show da clínica caiu de 22% para 4% em 30 dias.
• Ganho de Eficiência Estimado (Pilar 1): +30% (pela liberação da secretária e recuperação de receita de faltas).

Mês 2 (Dias 31-60): A Padronização (O Coração do Case Sucesso Prontuário Eletrônico)

Com a recepção organizada, era hora de resolver o problema central: a “Torre de Babel” clínica.

O “Antes”: Quatro profissionais, quatro métodos de registro. Risco de LGPD altíssimo com fichas de papel. Zero auditoria de qualidade. A Implementação (A Ação de Raquel):

1. A Morte do Papel: Raquel decretou: “A partir de hoje, é proibido usar papel.” Todas as fichas antigas foram digitalizadas e anexadas aos cadastros na a Vedius.
2. O Design dos Templates: Este foi o trabalho estratégico de Raquel. Ela não aceitou o “padrão” do sistema. Ela, junto com Felipe (o fisio sênior), desenhou os templates de atendimento da clínica dentro do Prontuário Eletrônico da Vedius.
   • “Template – Avaliação Ortopédica”: Com campos obrigatórios de anamnese, ADM, testes especiais (Neer, Jobe, etc.) e espaço para diagnóstico (CIF).
   • “Template – Evolução SOAP (Fisio)”: Obrigando todos os fisios (Felipe, Ana, Lucas) a evoluir no formato Subjetivo, Objetivo, Avaliação e Plano.
   • “Template – Treino Diário (Personal)”: Um template específico para o Bruno (Personal Trainer), com campos para “Aquecimento”, “Treino de Força (Exercícios, Séries, Cargas)” e “Observações”.

O Resultado (Eficiência Mês 2):

• Padronização Imediata: Lucas, o recém-contratado, parou de evoluir “do jeito dele”. Ele agora seguia o padrão de excelência definido por Raquel e Felipe. O onboarding de novos profissionais tornou-se 5x mais rápido.
• Segurança (LGPD): 100% dos dados dos pacientes agora estavam em nuvem, criptografados, com backup e controle de acesso por login e senha. O risco legal foi a zero.
• Eficiência Clínica: Os fisios pararam de perder tempo caçando fichas. O histórico completo, incluindo exames anexados, estava a um clique.
• Ganho de Eficiência Estimado (Pilar 2): +40% (pela padronização, fim do retrabalho e segurança dos dados).

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Pausa para Diagnóstico: Seus profissionais evoluem da mesma forma? Se você contratar um novo fisio hoje, ele saberá exatamente qual é o padrão de avaliação da sua clínica? Se a resposta for “papel” ou “cada um faz de um jeito”, você não tem um manual gestão clínica, você tem um problema.

Este case sucesso prontuário eletrônico começou quando Raquel decidiu padronizar. Descubra como os Templates Personalizáveis da Vedius podem se tornar o padrão de excelência da sua clínica. Experimente gratuitamente.

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Mês 3 (Dias 61-90): A Integração e a Gestão (Unindo a Clínica e o Financeiro)

Com a agenda e o clínico padronizados, faltava o “golpe final” na ineficiência: unir os silos (Fisio + Personal) e o financeiro.

O “Antes”: O paciente de Felipe não “conversava” com o treino de Bruno. O caixa da Débora era uma planilha de Excel que nunca batia com as 5 agendas de papel/WhatsApp. A Implementação (A Ação de Raquel):

1. O Prontuário Único: Esta foi a maior vitória do case sucesso prontuário eletrônico de Raquel. Quando o paciente “João” teve alta da fisio com Felipe (Pilar 2), Felipe não imprimiu um papel. Ele simplesmente marcou a alta no Prontuário Eletrônico da Vedius e Débora agendou a “Avaliação – Personal” com Bruno.
   • Quando Bruno abriu o cadastro de João, ele tinha acesso a todo o histórico de fisioterapia de Felipe (com as devidas permissões de LGPD). Ele viu as ADMs, os testes e as restrições. Ele não começou do zero. Ele começou com 100% da informação. O “silo” foi destruído.
2. A Automação Financeira: Raquel ativou o Módulo Financeiro da Vedius.
   • Toda consulta agendada e realizada na agenda (Pilar 1) gerava automaticamente um lançamento no caixa.
   • A venda de “Pacotes” (de 10 sessões de fisio ou planos mensais de personal) passou a ser controlada pelo sistema. A Vedius avisava Débora quando o pacote do paciente estava acabando.

O Resultado (Eficiência Mês 3):

• Continuidade do Cuidado: A transição Fisio -> Personal tornou-se 100% eficiente, sem perda de informação, aumentando o valor percebido pelo paciente e a taxa de retenção.
• Fechamento de Caixa em 5 Minutos: Débora parou de “caçar” pagamentos. O que estava na agenda estava no caixa. Raquel parou de gastar 2 dias no fim do mês para “fechar as contas”. Ela agora puxava um relatório em 1 clique.
• Visão de Gestora: Pela primeira vez, Raquel abriu o Dashboard da Vedius e viu:
  • O faturamento exato por profissional.
  • O faturamento por serviço (Fisio Ortopédica, Pilates, Personal).
  • O ranking de pacientes faltosos.
  • O número de pacotes a vencer.
• Ganho de Eficiência Estimado (Pilar 3): +20% (pela automação financeira e integração de equipe).

O Resultado: O “Depois” – 90% de Eficiência e uma Nova Clínica

Após 90 dias, a clínica de Raquel era outra. O “sucesso caótico” deu lugar à “operação eficiente”. O case sucesso prontuário eletrônico foi o catalisador que permitiu a padronização e a integração.

A “eficiência de 90%” não é um número mágico. É a soma de ganhos reais:

Métrica (A Dor)	Antes da Vedius (O Caos)	Após 90 Dias com a Vedius (A Eficiência)
Tempo da Secretária (Débora) em Confirmação Manual	3-4 horas / dia	0 minutos / dia (100% Automatizado)
Taxa de No-Show (Faltas)	22% (Receita perdida)	4% (Receita recuperada)
Padronização de Prontuários (Equipe de 5)	0% (Cada um por si)	100% (Templates Obrigatórios)
Tempo para Onboarding (Novo Fisio Lucas)	1-2 meses (Aprendendo “o jeito”)	3 dias (Aprendendo “o sistema”)
Integração Fisio <> Personal (Bruno)	Nenhuma (Perda de informação)	100% (Prontuário Único)
Tempo de Raquel em Operação (Apagando fogo)	80% do seu dia	10% do seu dia
Visibilidade Financeira (Relatórios)	Nenhuma (Achismo em Excel)	100% (Dashboard em tempo real)

A clínica de Raquel não “aumentou 90% a eficiência” da noite para o dia. Ela recuperou os 90% de tempo, receita e energia que perdia diariamente na desorganização, no papel e na falta de sistema.

A Conexão: Por que o Prontuário Eletrônico foi a Chave (A Vedius)

Este case sucesso prontuário eletrônico ilustra uma verdade: um prontuário digital não é apenas “papel na tela”. Na estratégia de Raquel, o Prontuário Eletrônico da Vedius foi o cérebro da operação.

Foi o prontuário que:

1. Conectou-se à Agenda: Ligando o agendamento de Débora ao ato clínico de Felipe.
2. Forçou a Padronização: Usando os templates obrigatórios para nivelar a qualidade de toda a equipe (Ana, Lucas, Felipe).
3. Destruiu os Silos: Permitindo que o Personal Trainer (Bruno) acessasse o histórico do Fisioterapeuta, criando uma jornada de cuidado única.
4. Alimentou o Financeiro: Justificando cada cobrança e cada pacote vendido.

Raquel parou de gerenciar cinco “ilhas” (seus profissionais) e passou a gerenciar um ecossistema. A Vedius não foi o software que Raquel comprou; foi o manual gestão clínica que ela implementou.

Ela deixou de ser a “Gestora-Bombeiro” e se tornou a “Gestora-Estrategista”. Seu próximo passo não é mais apagar o incêndio de amanhã, mas sim analisar o dashboard da a Vedius para decidir se deve contratar mais um personal ou expandir o Pilates. Ela está, finalmente, no controle.

Sua clínica se parece com o “Antes” da Raquel? Você está gerenciando uma equipe multidisciplinar no WhatsApp e em planilhas? Pare de apagar incêndios. Veja em uma demonstração como a Vedius pode unificar sua clínica.